Politica de Confidențialitate Privind Utilizarea Datelor Personale

POLITICA DE CONFIDENTIALITATE PRIVIND UTILIZAREA DATELOR PERSONALE

VOXA SOFTWARE SRL, a realizat prezenta Politica de Confidentialitate pentru a vă explica modul în care prelucrăm și protejăm datele cu caracter personal (denumită în cele ce urmează „Politica”).

1. Cui se aplică această Notă de Informare?

Prezenta Politică se aplică prelucrării datelor cu caracter personal ale:

  • Partenerilor noştri contractuali precum furnizori, clienți („Parteneri comerciali”);
  • Vizitatorilor și utilizatorilor site-ului nostru voxa.ro („Utilizatori”);
2. Ce date colectăm despre dumneavoastră?

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal astfel: din informațiile pe care ni le furnizați prin completarea formularelor de pe site-ul nostru, prin corespondența cu noi prin telefon, e-mail sau în orice altă modalitate.

Informațiile pe care ni le furnizați pot include numele, prenumele, data nastere, adresa de domiciliu, adresa de e-mail și numărul de telefon, precum și alte informații, după caz.

Prin activitatea desfășurată pe site, nu vom colecta sau prelucra date cu caracter personal sensibile legate de dumneavoastră (i.e. informații despre originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice, sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală.

De fiecare dată când vizitați site-ul nostru, colectăm automat următoarele date:

  • date tehnice, de exemplu acest lucru poate include Adresa Internet Protocol (IP) utilizată pentru conectarea calculatorului dumneavoastră la internet, informațiile de conectare, tipul și versiunea de browser, setarea fusului orar, tipurile și versiunile extensiilor de browser (plug-in), sistemul și platforma de operare, tipul dispozitivului și marca dispozitivului mobil; aceste date sunt colectate și prelucrate în numele nostru, prin fişierele de tip cookie ale terțelor părți și puteți găsi mai multe informații despre acest lucru la adresa Politica privind utilizarea fișierelor cookie;
  • date despre vizita dumneavoastră, de exemplu acest lucru poate include date despre URL, secvență de clicuri către, prin și de la site-ul nostru (inclusiv data și ora), informațiile sau produsele pe care le-ați vizualizat sau căutat pe site. În cazul în care obținem datele dumneavoastră cu caracter personal de la o terță parte, vă vom furniza toate informațiile relevante despre prelucrarea acestora cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de o lună de la obținerea datelor dumneavoastră cu caracter personal;
  • În scopul furnizării serviciilor, vă putem cere adaugarea datelor cu caracter personal ce pot include numele, prenumele, data nastere, adresa
3. Care sunt scopurile prelucrării datelor cu caracter personal si care este temeiul juridic al prelucrării?

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:

  • atunci când trebuie să întreprindem măsurile necesare pentru a încheia un contract cu dumneavoastră;
  • atunci când trebuie să executăm un contract pe care l-am încheiat cu dumneavoastră;
  • atunci când trebuie să respectăm o obligație legală;
  • atunci când este necesar pentru interesele noastre legitime (sau pentru cele ale unei terțe părți) și pentru interesele dumneavoastră (i.e. pentru detectarea și prevenirea fraudei sau pentru asigurarea securității IT și a rețelei informatice), cu excepția cazului în care drepturile dumneavoastră fundamentale prevalează față de aceste interese;
  • în cazul în care este necesar pentru interesul public sau în scopuri oficiale.

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru diverse motive tehnice, administrative și operaționale, cum ar fi: pentru a ne asigura de prezentarea conținutului în modul cel mai eficient pentru dumneavoastră; pentru a îmbunătăți site-ul nostru, inclusiv funcționalitatea acestuia; pentru administrarea site-ului; pentru operațiunile interne, inclusiv în scopuri de depanare, analiză a datelor, testare, cercetare, statistică și de cercetare; pentru a păstra site-ul în condiții de siguranță; pentru publicitate și marketing, inclusiv pentru scopuri de marketing specific, astfel încât să oferim un conținut, inclusiv un conținut personalizat, care ar putea fi de interes mai mare pentru dumneavoastră.

În unele cazuri, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal doar cu consimțământul dumneavoastră (i.e. în cazuri de publicitate și marketing). În aceste cazuri, vă vom solicita separat consimțământul dumneavoastră, în mod transparent, atunci când furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal. Ulterior, vă puteți retrage consimțământul, în orice moment, trimițând o solicitare la adresa de e-mail hello@voxa.ro. Retragerea consimţământului nu va afecta legalitatea prelucrării care a avut loc înainte de retragerea acestuia.

Atunci când solicităm date cu caracter personal pentru a respecta obligații legale sau contractuale, furnizarea acestor date cu caracter personal de către dumneavoastră este obligatorie. Acest lucru înseamnă că, dacă astfel de date cu caracter personal nu sunt furnizate, nu vom putea să gestionăm relațiile contractuale sau să respectăm obligațiile legale ce ne sunt impuse. În toate celelalte cazuri, furnizarea de date cu caracter personal este opțională și nu aveți obligația de a le furniza.

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, precum datele de identificare, datele de contact, adresa de email în scopul posibilei exercitări a drepturilor sau a reclamațiilor noastre împotriva dumneavoastră în viitor. Această prelucrare se bazează pe interesul nostru legitim, fiind necesar să ne exercităm drepturile în cazul unor eventuale litigii.

CONCRET, VOM FOLOSI INFORMAȚIILE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

În scopul furnizării serviciilor, a livrării de bunuri și efectuării plăților în baza contractelor relevante, vă putem prelucra datele cu caracter personal, cum ar fi datele de identificare, datele de contact, datele bancare.

Această prelucrare se bazează pe: Executarea unui contract la care Utilizatorii sunt parte, sau O obligație legală care ne este impusă.

Putem prelucra datele cu caracter personal astfel încât să vă putem oferi informații despre bunuri sau servicii care considerăm că vă interesează. Dacă sunteți un client nou, vă vom contacta prin mijloace electronice numai dacă avem acordul dumneavoastră prealabil. Dacă nu doriți să vă folosim datele în acest fel, bifați caseta corespunzătoare din formularul prin care colectăm datele dumneavoastră formularul de Login în contul de utilizator.

Nu vom transmite datele dumneavoastră cu caracter personal unor terțe părți, în scopuri de marketing, fără consimțământul dumneavoastră explicit în acest sens.

Putem, de asemenea, să vă folosim datele cu caracter personal pentru a măsura sau a înțelege conținutul preferat legat de produsele noastre; și pentru a face sugestii și recomandări dumneavoastră și altor Utilizatori ai aplicației noastre/ site-ului web aferent aplicatiei despre produse care ar putea să vă intereseze pe dumneavoastră sau pe aceștia.

4. Cui transmitem datele cu caracter personal?

Compania noastra nu va transmite (prin vanzare sau inchiriere) catre terte parti informatiile dvs. cu caracter personal.

În cadrul companiei noastre doar un număr limitat de membri ai personalului, cum ar fi cei din departamentele de Vânzări, Contabilitate, IT, au acces la datele dumneavoastră cu caracter personal conform principiului nevoii de a cunoaște (”on a need to know basis”). Acești membri ai personalului sunt supuși unor obligații de confidențialitate cu privire la datele cu caracter personal. Membrii personalului au dreptul să gestioneze datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor comunicate de catre Companie, în legătură cu responsabilitățile de serviciu.

Măsuri tehnice și organizatorice adecvate sunt luate pentru protecția datelor cu caracter personal. Aceasta aplicatie cat si site-ului web aferent aplicatiei foloseste masuri de securitate impotriva pierderii, alterarii sau folosirii gresite a informatiilor care se afla in controlul nostru. Compania nu isi asuma insa responsabilitatea pentru pierderile de informatii cauzate de erori ale softului cu care este conceput si gazduita aplicatia De asemenea nu raspundem pentru erorile in securitatea serverului care gazduieste aplicatia

Datele cu caracter personal pot fi comunicate autorităților guvernamentale, autorităților fiscale și/sau organelor de aplicare a legii, dacă acest lucru este impus de legile aplicabile sau dacă este necesar pentru exercitarea drepturilor noastre, inclusiv a condițiilor de utilizare, sau pentru protejarea intereselor noastre legitime (inclusiv a intereselor legitime ale unor terțe părți) în conformitate cu legile aplicabile.

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi, de asemenea, divulgate unor terțe părți, cum ar fi furnizori de servicii care oferă sprijin administrativ, profesional și tehnic Companiei pentru suport IT, de securitate și resurse comerciale; către consultanți externi (i.e. avocați, contabili, auditori), în scopuri specifice, atunci când este necesar.

Compania noastra efecutează o evaluare prealabilă adecvată în selectarea terțelor părți furnizori de servicii și impune acestor furnizori de servicii să mențină măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate în vederea protejării datelor cu caracter personal și pentru a prelucra datele cu caracter personal numai conform instrucțiunilor specificate de catre Compania noastra. Furnizorii de servicii vor avea dreptul să utilizeze subcontractanți în furnizarea serviciilor către compania noastra, cu condiția ca fiecare subcontractant să respecte aceleași obligații de protecție a datelor ca și furnizorii de servicii.

5. Care este perioada de păstrare a datelor cu caracter personal?

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada necesară pentru a îndeplini scopurile enumerate în prezenta Politică sau pentru perioada impusă de legislația națională aplicabilă, în conformitate cu perioadele minime legale de păstrare aplicabile și/sau atât cât este necesar pentru a ne exercita drepturile legitime (și drepturile legitime ale altor persoane).

În cazul în care sunteți Client vă vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe perioada exercitării relației contractuale cu dumneavoastră.

În cazul în care sunteți utilizator al aplicatiei nostre / site-ului web aferent aplicației (i.e. ați creat un cont de utilizator în aplicație / pe pagina web), vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru care contul de utilizator este activ.

În cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în temeiul consimțământului dumneavoastră, aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate numai pentru perioada prevăzută prin consimțământul dumneavoastră. În astfel de cazuri, vom înceta prelucrarea datelor cu caracter personal respective în scopurile relevante, sub rezerva oricărei obligații legale de a prelucra aceste date cu caracter personal și/sau a nevoii noastre de a prelucra aceste date cu caracter personal în scopul exercitării drepturilor noastre legitime (inclusiv a drepturilor legitime ale altor persoane).

6. Stocarea datelor personale și transferul datelor personale în afara țării

Aplicatia Voxa este administrata si intretinuta de VOXA SOFTWARE SRL si gazduita pe serverele proprii sau ale furnizorilor cu sediul in UE.

Intenționăm să nu transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE dacă nu există protecții adecvate, incluzând: o decizie privind caracterul adecvat emisă de Comisia Europeană cu privire la țara sau țările de destinație; reguli corporatiste obligatorii corespunzătoare; un mecanism de certificare aprobat, împreună cu angajamentul obligatoriu și executoriu al operatorului de date sau al persoanei împuternicite, de către operatorul de date într-o țară din afara UE și SEE de a aplica garanțiile corespunzătoare; sau clauze contractuale standard UE aprobate de Comisia Europeană.

7. Ce drepturi aveți?

Aveți următoarele drepturi conform legislației în domeniu:

  • Dreptul de a vă confirma dacă datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de noi, și de a vă furniza o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal;
  • Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate;
  • Dreptul de a solicita restrictionarea datelor personale de procesare;
  • Dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal;
  • Dreptul de a solicita portabilitatea datelor cu caracter personal;
  • Dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
  • Dreptul de a depune o plângere către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

Nu vom percepe o taxă pentru a răspunde cererii dumneavoastră cu excepția cazului în care acest lucru este permis de lege și, în cazul în care se percepe o astfel de taxă, aceasta va fi rezonabilă și proporțională cu cererea dumneavoastră.

Pentru a vă exercita unul sau mai multe din aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail hello@voxa.ro.

8. Securitatea datelor cu caracter personal

Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe serverele gazduita pe serverele proprii sau ale furnizorilor cu sediul in UE..

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, cu scopul de a proteja datele cu caracter personal și de a împiedica accesul neautorizat la acestea. Am intrat în relații contractuale cu terţe părţi care oferă servicii de găzduire și aceste contracte includ obligații privind securitatea organizațională și tehnică a datelor cu caracter personal.

Toate tranzacțiile de plată vor fi criptate.

Sunteți responsabil pentru păstrarea confidențialității tuturor mijloacelor de autentificare (de exemplu, username, parole, etc.) utilizate de dumneavoastră pentru a accesa părți ale aplicatiei / site-ului web aferent aplicatiei. Transmiterea datelor prin internet nu este complet sigură. Deși facem tot posibilul pentru a vă proteja datele, nu putem garanta 100% securitatea datelor dumneavoastră transmise pe aplicatia noastra; orice transmisie de date personale se face pe propriul dumneavoastră risc.

După ce primim datele dumneavoastră, vom folosi proceduri stricte de securitate pentru a încerca să împiedicăm accesul neautorizat.

9. Fișierele de tip cookies

Site-ul nostru utilizează fișiere de tip Cookie pentru a vă oferi o experiență mai bună atunci când navigați pe siteul nostru. Această prelucrare se bazează pe consimțământul dumneavoastră exprimat pe site sau prin setările din browserul dumneavoastră. Puteți găsi mai multe informații despre fișierele de tip cookie la adresa Politica privind utilizarea fișierelor cookie

10. Contact

Dacă aveți întrebări sau neclarități cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către compania noastra sau dacă doriți să vă exercitați unul sau mai multe din drepturile ce vă revin, ne puteți contacta la adresa de e-mail hello@voxa.ro.

Notă: Putem actualiza periodic această Politică și vă vom notifica orice modificare. Vă rugăm să consultați periodic pagina dedicată Politicii de Confidențialitate pentru a fi la curent cu noile modificări.