Politica de confidențialitate / Privacy Policy

POLITICA DE CONFIDENTIALITATE PRIVIND UTILIZAREA DATELOR PERSONALE

VOXA SOFTWARE SRL, a realizat prezenta Politica de Confidentialitate pentru a vă explica modul în care prelucrăm și protejăm datele cu caracter personal (denumita in cele ce urmeaza „Politica”).

1. Cui se aplică această Notă de Informare?

Prezenta Politica se aplică prelucrării datelor cu caracter personal ale:

Partenerilor noştri contractuali precum furnizori, clienți („Parteneri comerciali”);

Vizitatorilor și utilizatorilor site-ului nostru voxa.ro („Utilizatori”);

2. Ce date colectăm despre dumneavoastră?

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal astfel: din informațiile pe care ni le furnizați prin completarea formularelor de pe site-ul nostru, prin corespondența cu noi prin telefon, e-mail sau în orice altă modalitate.

Informațiile pe care ni le furnizați pot include numele, prenumele, data nastere, adresa de domiciliu, adresa de e-mail și numărul de telefon, precum și alte informații, după caz.

Prin activitatea desfășurată pe site, nu vom colecta sau prelucra date cu caracter personal sensibile legate de dumneavoastră (i.e. informații despre originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice, sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală.

De fiecare dată când vizitați site-ul nostru, colectăm automat următoarele date:

date tehnice, de exemplu acest lucru poate include Adresa Internet Protocol (IP) utilizată pentru conectarea calculatorului dumneavoastră la internet, informațiile de conectare, tipul și versiunea de browser, setarea fusului orar, tipurile și versiunile extensiilor de browser (plug-in), sistemul și platforma de operare, tipul dispozitivului și marca dispozitivului mobil; aceste date sunt colectate și prelucrate în numele nostru, prin fişierele de tip cookie ale terțelor părți și puteți găsi mai multe informații despre acest lucru la adresa Politica privind utilizarea fișierelor cookie;

date despre vizita dumneavoastră, de exemplu acest lucru poate include date despre URL, secvență de clicuri către, prin și de la site-ul nostru (inclusiv data și ora), informațiile sau produsele pe care le-ați vizualizat sau căutat pe site. În cazul în care obținem datele dumneavoastră cu caracter personal de la o terță parte, vă vom furniza toate informațiile relevante despre prelucrarea acestora cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de o lună de la obținerea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

În scopul furnizării serviciilor, vă putem cere adaugarea datelor cu caracter personal ce pot include numele, prenumele, data nastere, adresa;

3. Care sunt scopurile prelucrarii datelor cu caracter personal si care este temeiul juridic al prelucrării?

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:

atunci când trebuie să întreprindem măsurile necesare pentru a încheia un contract cu dumneavoastră;

atunci când trebuie să executăm un contract pe care l-am încheiat cu dumneavoastră;

atunci când trebuie să respectăm o obligație legală

atunci când este necesar pentru interesele noastre legitime (sau pentru cele ale unei terțe părți) și pentru interesele dumneavoastră (i.e. pentru detectarea și prevenirea fraudei sau pentru asigurarea securității IT și a rețelei informatice), cu excepția cazului în care drepturile dumneavoastră fundamentale prevalează față de aceste interese;

în cazul în care este necesar pentru interesul public sau în scopuri oficiale.

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru diverse motive tehnice, administrative și operaționale, cum ar fi: pentru a ne asigura de prezentarea conținutului în modul cel mai eficient pentru dumneavoastră; pentru a îmbunătăți site-ul nostru, inclusiv funcționalitatea acestuia; pentru administrarea site-ului; pentru operațiunile interne, inclusiv în scopuri de depanare, analiză a datelor, testare, cercetare, statistică și de cercetare; pentru a păstra site-ul în condiții de siguranță; pentru publicitate și marketing, inclusiv pentru scopuri de marketing specific, astfel încât să oferim un conținut, inclusiv un conținut personalizat, care ar putea fi de interes mai mare pentru dumneavoastră.

În unele cazuri, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal doar cu consimțământul dumneavoastră (i.e. în cazuri de publicitate și marketing). În aceste cazuri, vă vom solicita separat consimțământul dumneavoastră, în mod transparent, atunci când furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal. Ulterior, vă puteți retrage consimțământul, în orice moment, trimițând o solicitare la adresa de e-mail hello@voxa.ro. Retragerea consimţământului nu va afecta legalitatea prelucrării care a avut loc înainte de retragerea acestuia.

Atunci când solicităm date cu caracter personal pentru a respecta obligații legale sau contractuale, furnizarea acestor date cu caracter personal de către dumneavoastră este obligatorie. Acest lucru înseamnă că, dacă astfel de date cu caracter personal nu sunt furnizate, nu vom putea să gestionăm relațiile contractuale sau să respectăm obligațiile legale ce ne sunt impuse. În toate celelalte cazuri, furnizarea de date cu caracter personal este opțională și nu aveți obligația de a le furniza.

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, precum datele de identificare, datele de contact, adresa de email în scopul posibilei exercitări a drepturilor sau a reclamațiilor noastre împotriva dumneavoastră în viitor. Această prelucrare se bazează pe interesul nostru legitim, fiind necesar să ne exercităm drepturile în cazul unor eventuale litigii.

CONCRET, VOM FOLOSI INFORMAȚIILE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

În scopul furnizării serviciilor, a livrării de bunuri și efectuării plăților în baza contractelor relevante, vă putem prelucra datele cu caracter personal, cum ar fi datele de identificare, datele de contact, datele bancare. Această prelucrare se bazează pe: Executarea unui contract la care Utilizatorii sunt parte, sau O obligație legală care ne este impusă. Putem prelucra datele cu caracter personal astfel încât să vă putem oferi informații despre bunuri sau servicii care considerăm că vă interesează. Dacă sunteți un client nou, vă vom contacta prin mijloace electronice numai dacă avem acordul dumneavoastră prealabil. Dacă nu doriți să vă folosim datele în acest fel, bifați caseta corespunzătoare din formularul prin care colectăm datele dumneavoastră formularul de Login în contul de utilizator. Nu vom transmite datele dumneavoastră cu caracter personal unor terțe părți, în scopuri de marketing, fără consimțământul dumneavoastră explicit în acest sens. Putem, de asemenea, să vă folosim datele cu caracter personal pentru a măsura sau a înțelege conținutul preferat legat de produsele noastre; și pentru a face sugestii și recomandări dumneavoastră și altor Utilizatori ai aplicatiei noastre / site-ului web aferent aplicatiei despre produse care ar putea să vă intereseze pe dumneavoastră sau pe aceștia.

4. Cui transmitem datele cu caracter personal?

Compania noastra nu va transmite (prin vanzare sau inchiriere) catre terte parti informatiile dvs. cu caracter personal.

În cadrul companiei noastre doar un număr limitat de membri ai personalului, cum ar fi cei din departamentele de Vânzări, Contabilitate, IT, au acces la datele dumneavoastră cu caracter personal conform principiului nevoii de a cunoaște (”on a need to know basis”). Acești membri ai personalului sunt supuși unor obligații de confidențialitate cu privire la datele cu caracter personal. Membrii personalului au dreptul să gestioneze datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor comunicate de catre Companie, în legătură cu responsabilitățile de serviciu.

Măsuri tehnice și organizatorice adecvate sunt luate pentru protecția datelor cu caracter personal. Aceasta aplicatie cat si site-ului web aferent aplicatiei foloseste masuri de securitate impotriva pierderii, alterarii sau folosirii gresite a informatiilor care se afla in controlul nostru. Compania nu isi asuma insa responsabilitatea pentru pierderile de informatii cauzate de erori ale softului cu care este conceput si gazduita aplicatia De asemenea nu raspundem pentru erorile in securitatea serverului care gazduieste aplicatia

Datele cu caracter personal pot fi comunicate autorităților guvernamentale, autorităților fiscale și/sau organelor de aplicare a legii, dacă acest lucru este impus de legile aplicabile sau dacă este necesar pentru exercitarea drepturilor noastre, inclusiv a condițiilor de utilizare, sau pentru protejarea intereselor noastre legitime (inclusiv a intereselor legitime ale unor terțe părți) în conformitate cu legile aplicabile.

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi, de asemenea, divulgate unor terțe părți, cum ar fi furnizori de servicii care oferă sprijin administrativ, profesional și tehnic Companiei pentru suport IT, de securitate și resurse comerciale; către consultanți externi (i.e. avocați, contabili, auditori), în scopuri specifice, atunci când este necesar

Compania noastra efecutează o evaluare prealabilă adecvată în selectarea terțelor părți furnizori de servicii și impune acestor furnizori de servicii să mențină măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate în vederea protejării datelor cu caracter personal și pentru a prelucra datele cu caracter personal numai conform instrucțiunilor specificate de catre Compania noastra. Furnizorii de servicii vor avea dreptul să utilizeze subcontractanți în furnizarea serviciilor către compania noastra, cu condiția ca fiecare subcontractant să respecte aceleași obligații de protecție a datelor ca și furnizorii de servicii.

5. Care este perioada de păstrare a datelor cu caracter personal?

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada necesară pentru a îndeplini scopurile enumerate în prezenta Politică sau pentru perioada impusă de legislația națională aplicabilă, în conformitate cu perioadele minime legale de păstrare aplicabile și/sau atât cât este necesar pentru a ne exercita drepturile legitime (și drepturile legitime ale altor persoane).

În cazul în care sunteți Client vă vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe perioada exercitării relației contractuale cu dumneavoastră.

În cazul în care sunteți utilizator al aplicatiei nostre / site-ului web aferent aplicației (i.e. ați creat un cont de utilizator în aplicație / pe pagina web), vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru care contul de utilizator este activ.

În cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în temeiul consimțământului dumneavoastră, aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate numai pentru perioada prevăzută prin consimțământul dumneavoastră. În astfel de cazuri, vom înceta prelucrarea datelor cu caracter personal respective în scopurile relevante, sub rezerva oricărei obligații legale de a prelucra aceste date cu caracter personal și/sau a nevoii noastre de a prelucra aceste date cu caracter personal în scopul exercitării drepturilor noastre legitime (inclusiv a drepturilor legitime ale altor persoane).

6. Stocarea datelor personale și transferul datelor personale în afara țării

Aplicatia Voxa este administrata si intretinuta de VOXA SOFTWARE SRL si gazduita pe serverele proprii sau ale furnizorilor cu sediul in UE.

Intenționăm să nu transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE dacă nu există protecții adecvate, incluzând: o decizie privind caracterul adecvat emisă de Comisia Europeană cu privire la țara sau țările de destinație; reguli corporatiste obligatorii corespunzătoare; un mecanism de certificare aprobat, împreună cu angajamentul obligatoriu și executoriu al operatorului de date sau al persoanei împuternicite de către operatorul de date într-o țară din afara UE și SEE de a aplica garanțiile corespunzătoare; sau clauze contractuale standard UE aprobate de Comisia Europeană.

7. Ce drepturi aveți?

Aveți următoarele drepturi conform legislației în domeniu:

Dreptul de vă confirma dacă datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de noi, și de a vă furniza o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal;

Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate;

Dreptul de a solicita restrictionarea datelor personale de procesare;

Dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal;

Dreptul de a solicita portabilitatea datelor cu caracter personal;

Dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;

Dreptul de a depune o plângere către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Nu vom percepe o taxă pentru a răspunde cererii dumneavoastră cu excepția cazului în care acest lucru este permis de lege și, în cazul în care se percepe o astfel de taxă, aceasta va fi rezonabilă și proporțională cu cererea dumneavoastră.

Pentru a vă exercita unul sau mai multe din aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail hello@voxa.ro

8. Securitatea datelor cu caracter personal

Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe serverele gazduita pe serverele proprii sau ale furnizorilor cu sediul in UE..

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, cu scopul de a proteja datele cu caracter personal și de a împiedica accesul neautorizat la acestea. Am intrat în relații contractuale cu terţe părţi care oferă servicii de găzduire și aceste contracte includ obligații privind securitatea organizațională și tehnică a datelor cu caracter personal.

Toate tranzacțiile de plată vor fi criptate.

Sunteți responsabil pentru păstrarea confidențialității tuturor mijloacelor de autentificare (de exemplu, username, parole, etc.) utilizate de dumneavoastră pentru a accesa părți ale aplicatiei / site-ului web aferent aplicatiei. Transmiterea datelor prin internet nu este complet sigură. Deși facem tot posibilul pentru a vă proteja datele, nu putem garanta 100% securitatea datelor dumneavoastră transmise pe aplicatia noastra; orice transmisie de date personale se face pe propriul dumneavoastră risc.

După ce primim datele dumneavoastră, vom folosi proceduri stricte de securitate pentru a încerca să împiedicăm accesul neautorizat.

9. Fișierele de tip cookies

Site-ul nostru utilizează fișiere de tip Cookie pentru a vă oferi o experiență mai bună atunci când navigați pe siteul nostru. Această prelucrare se bazează pe consimțământul dumneavoastră exprimat pe site sau prin setările din browserul dumneavoastră. Puteți găsi mai multe informații despre fișierele de tip cookie la adresa Politica privind utilizarea fișierelor cookie

10. Contact

Dacă aveți întrebări sau neclarități cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către compania noastra sau dacă doriți să vă exercitați unul sau mai multe din drepturile ce vă revin, ne puteți contacta la adresa de e-mail hello@voxa.ro

Notă: Putem actualiza periodic această Politică și vă vom notifica orice modificare. Vă rugăm să consultați periodic pagina dedicată Politicii de Confidențialitate pentru a fi la curent cu noile modificări.

PRIVACY POLICY REGARDING THE USE OF PERSONAL DATA

VOXA SOFTWARE SRL, has developed this Privacy Policy to explain how we process and protect personal data (hereinafter referred to as "Policy").

1. To whom does this Information Note apply?

This Policy applies to the processing of personal data of:

Our contractual partners such as suppliers, customers ("Business Partners");

Visitors and users of our site voxa.ro ("Users");

2. What data do we collect about you?

We collect and process your personal data as follows: from the information you provide us by filling in the forms on our website, by correspondence with us by phone, e-mail or in any other way.

The information you provide to us may include your last name, first name, date of birth, home address, email address and telephone number, as well as other information as appropriate.

Through our work on the site, we will not collect or process sensitive personal data about you (i.e. information about racial or ethnic origin, political opinions, religion or philosophical beliefs, health, sex life or sexual orientation).

Each time you visit our site, we automatically collect the following data:

technical data, for example this may include the Internet Protocol (IP) address used to connect your computer to the internet, connection information, browser type and version, time zone setting, browser extension types and versions (plug-ins) , operating system and platform, device type and mobile device brand; this data is collected and processed on our behalf through third-party cookies and you can find more information about this at Cookies Policy;

data about your visit, for example, this may include data about URLs, clickthroughs to, through, and from our site (including date and time), information, or products that you have viewed or searched on the site. If we obtain your personal data from a third party, we will provide you with all relevant information about their processing as soon as possible, but no later than one month after obtaining your personal data.

In order to provide the services, we may ask you to add personal data that may include name, surname, date of birth, address;

3. What are the purposes of the processing of personal data and what is the legal basis for the processing?

We may process your personal data in the following cases:

when we need to take the necessary steps to conclude a contract with you;

when we have to execute a contract we have concluded with you;

when we have to comply with a legal obligation

when necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests (ie for the detection and prevention of fraud or for the security of IT and the computer network), unless your fundamental rights prevail over these interests;

if necessary for the public interest or for official purposes.

We process your personal data for various technical, administrative and operational reasons, such as: to ensure that the content is presented in the most efficient way for you; to improve our site, including its functionality; for site administration; for internal operations, including for troubleshooting, data analysis, testing, research, statistics and research purposes; to keep the site safe; for advertising and marketing, including for specific marketing purposes, so that we provide content, including personalized content, that may be of greater interest to you.

In some cases, we will process your personal data only with your consent (i.e. in advertising and marketing cases). In these cases, we will ask for your consent separately, in a transparent manner, when you provide your personal data. Subsequently, you can withdraw your consent at any time by sending a request to the e-mail address hello@voxa.ro. Withdrawal of consent will not affect the lawfulness of the processing that took place before its withdrawal.

When we request personal data in order to comply with legal or contractual obligations, the provision of such personal data by you is mandatory. This means that if such personal data is not provided, we will not be able to manage the contractual relations or comply with the legal obligations imposed on us. In all other cases, the provision of personal data is optional and you are not obliged to provide it.

We may process your personal data, such as identification data, contact details, email address for the purpose of possibly exercising our rights or complaints against you in the future. This processing is based on our legitimate interest, and it is necessary to exercise our rights in the event of any disputes.

IN PARTICULAR, WE WILL USE YOUR PERSONAL INFORMATION

For the purpose of providing services, delivering goods and making payments based on relevant contracts, we may process your personal data, such as identification data, contact details, bank details.

This processing is based on: Execution of a contract to which the Users are a party, or A legal obligation imposed on us.

We may process personal data so that we can provide you with information about goods or services that we believe are of interest to you. If you are a new customer, we will only contact you by electronic means if we have your prior consent. If you do not want us to use your data in this way, check the appropriate box on the form by which we collect your data Login form in the user account.

We will not pass on your personal data to third parties for marketing purposes without your explicit consent.

We may also use your personal data to measure or understand your preferred content related to our products; and to make suggestions and recommendations to you and other Users of our application / website related to the application about products that may be of interest to you or them.

4. To whom do we transmit personal data?

Our company will not transmit (by sale or rental) to third parties your personal information.

Within our company only a limited number of staff members, such as those in the departments of Sales, Accounting, IT, have access to your personal data according to the principle of need to know ("on a need to know basis"). . These staff members are subject to confidentiality obligations regarding personal data. Staff members have the right to manage personal data only on the basis of the instructions communicated by the Company, in connection with the responsibilities of the service.

Appropriate technical and organizational measures are taken for the protection of personal data. This application as well as the website related to the application use security measures against the loss, alteration or misuse of the information that is in our control. However, the company does not assume responsibility for information loss caused by errors in the software with which the application is designed and hosted. We are also not responsible for errors in the security of the server hosting the application.

Personal data may be disclosed to governmental authorities, tax authorities and / or law enforcement agencies, if required by applicable law or if necessary for the exercise of our rights, including conditions of use, or to protect our legitimate interests. (including the legitimate interests of third parties) in accordance with applicable laws.

Your personal data may also be disclosed to third parties, such as service providers who provide administrative, professional and technical support to the Company for IT support, security and business resources; to external consultants (i.e. lawyers, accountants, auditors), for specific purposes, when necessary

Our company performs an appropriate prior assessment in the selection of third party service providers and requires these service providers to maintain adequate technical and organizational security measures to protect personal data and to process personal data only in accordance with the instructions specified by Our company. Service providers will have the right to use subcontractors in the provision of services to our company, provided that each subcontractor complies with the same data protection obligations as service providers.

5. What is the retention period of personal data?

We will retain your personal data for the period necessary to fulfill the purposes listed in this Policy or for the period required by applicable national law, in accordance with the applicable minimum legal retention periods and / or as long as is necessary to exercise our legitimate rights ( and the legitimate rights of others).

If you are a Customer, we will keep your personal data for the duration of the contractual relationship with you.

If you are a user of our application / web site related to the application (i.e. you have created a user account on the application / web page), we will keep your personal data for which the user account is active.

If we process your personal data on the basis of your consent, this personal data will only be processed for the period provided by your consent. In such cases, we will cease the processing of such personal data for the relevant purposes, subject to any legal obligation to process such personal data and / or our need to process such personal data for the purpose of exercising our legitimate rights. (including the legitimate rights of others).

6. Storage of personal data and transfer of personal data abroad

The Voxa application is managed and maintained by VOXA SOFTWARE SRL and hosted by the company's servers, located in Romania.

We do not intend to transfer your personal data outside the EEA unless there are adequate protections, including: a decision on the appropriateness of the European Commission regarding the country or countries of destination; appropriate mandatory corporate rules; an approved certification mechanism, together with the mandatory and enforceable commitment of the data controller or the person empowered by the data controller in a non-EU and EEA country to apply the appropriate guarantees; or EU standard contract terms approved by the European Commission.

7. What rights do you have?

You have the following rights according to the relevant legislation:

The right to confirm whether or not your personal data is processed by us, and to provide you with a copy of your personal data;

The right to request the rectification or deletion of personal data processed; iii. The right to request the restriction of personal data processing;

The right to object to the processing of personal data;

The right to request the portability of personal data;

The right to withdraw your consent, at any time, without affecting the legality of the processing carried out on the basis of the consent before its withdrawal;

The right to submit a complaint to the National Authority for the Supervision of Personal Data Processing.

We will not charge a fee to respond to your request unless permitted by law, and if such a fee is charged, it will be reasonable and proportionate to your request.

To exercise one or more of these rights, please contact us at the e-mail address hello@voxa.ro

8. Security of personal data

We keep your personal data on the company's servers, located in Romania.

We use appropriate technical and organizational measures in order to protect personal data and prevent unauthorized access to it. We have entered into contractual relationships with third parties that provide hosting services and these contracts include obligations regarding the organizational and technical security of personal data.

All payment transactions will be encrypted.

You are responsible for maintaining the confidentiality of all means of authentication (for example, username, passwords, etc.) used by you to access parts of the application / website related to the application. Data transmission over the Internet is not completely secure. Although we do our best to protect your data, we cannot guarantee 100% security of your data transmitted on our application; any transmission of personal data is at your own risk.

Once we receive your data, we will use strict security procedures to try to prevent unauthorized access.

9. Cookies

Our site uses cookies to give you a better experience when you browse our site. This processing is based on your consent expressed on the site or through the settings in your browser. You can find more information about cookies at Cookies Policy

10. Contact

If you have any questions or concerns regarding the processing of your personal data by our company or if you wish to exercise one or more of your rights, you may contact us at the e-mail address hello@voxa.ro

Note: We may update this Policy from time to time and we will notify you of any changes. Please see the Privacy Policy page periodically to be aware of any new changes.